Arhiiv

From eKool wiki
Jump to: navigation, search


Arhiiv on töövahend eelmiste aastate päevikute säilitamiseks ja vajalike aruannete tegemiseks. Eestis reguleerib kooli dokumentatsiooni HT ministri määrus «Kooli õppe- ja kasvatustegevuse alaste kohustuslike dokumentide loetelu, vormid ja nende täitmise kord» Nr.42 16.05.2007 (vaata ka artiklit kooli dokumendid). Päevikutes olevat informatsiooni peab säilitama 5 aastat. Õpilasraamat peab säilima 75 aastat ja seda oleme soovitanud edasi pidada paberil.

Praegu on võimalik arhiveerida ainult eKooli uues versioonis olevaid päevikuid, aga plaanis on samal moel koostada aruanded ja koguda analüütiline info eKooli vanas versioonis olevate päevikute kohta. Seega saab kool kogu eKooli kantud õppeinfo ühte kohta kokku.

Õppeaasta kandmine arhiivi

Enne arhiveerimist saab osades aruannetes vahetada õppeaastat ning õpetajale on korraga näha mitme õppeaasta lukustamata päevikud. Arhiveerimisega keeratakse kõik päevikud lukku ja nende põhjal koostatakse aruanded.

NB! Eelmise õppeaasta arhiivi kandmine toimub nüüd kooli otsusega. Kui kool viivitab liiga kaua oma arhiivi kandmise otsusega, siis peab ta seda tegema enne uue õppeaasta lisamist igal juhul. Ei ole võimalik omada aktiivses andmebaasis rohkem kui 2 arhiveerimata õppeaastat.
ENNE ARHIVEERIMIST

tuleks üle vaadata aruanded. Nii nagu enne uue õppeaasta algust oleks hea ära teha aruanded, mida eelmise aasta kohta enam teha ei saa (puudumiste kokkuvõtted näiteks), nii on enne õppeaasta arhiivi kandmist hea koostada ja välja võtta vajalikud aruanded, mis arhiveeritud õppeaasta andmeid kasutades ei tööta:

  • hinneteleht - kui on arvata, et mõnele õpilasele on veel vaja eelmise aasta hinnetelehte koostada, siis võiks selle ära teha. Hiljem saabunud soovide jaoks tuleb päevikud ükshaaval läbi vaadata ja hinneteleht tradistioonilisel viisil koostada.
  • Tunnistused ja õppeedukus - need aruanded taastatakse, aga arhiivi kantud hindeid kasutades. Kokkuvõtvad hinded on olemas õpilase õpimapi aruandes ja ainete kaupa lõpupäevikutes.
Arhiiv33.png


Arhiveerimiseks:

  • vali Õppeaasta lehelt vajalik aasta ja
  • <Muuda> lingiga ava menüü.
  • Sinna on lisandunud valik "Lukusta kõik päevikud ja alusta arhiveerimist"
  • peale lingi vajutamist tühjandatatakse päevikute loetelu ja akna paremale poolele ilmub teade, et arhiveerimist on alustatud.


NB! Pea meeles, et arhiveerimist ei saa tagasi keerata, seega tuleks see käivitada siis, kui kool andmete arhiivi kandmiseks valmis on!
Arhiiv34.png

Arhiveerimise käigus:

  • lukustatakse õppeaasta - selle aasta päevikute muutmine ei ole enam võimalik. Õpilaste ja rollide osas muudatusi ei toimu.
  • lukustatakse kõik selle aasta veel lukustamata päevikud. Õpetajate päevikute menüüdest kaob liigne aasta.
  • päevikute põhjal koostatakse kolm HTML-failivormingus aruannet.
    • Igast päevikust tehakse "vasakpoolse lehe" ehk siis õpilaste / tundide / hinnete, puudmiste tabel.
    • Iga päeviku tunnikirjeldused ja kontrolltööd kogutakse eraldi aruandeks
    • päeviku kodused tööd on eraldi aruanne.
  • päevikutes olevad kokkuvõtvad hinded kopeeritakse vahebaasi, nagu see juhtub ka päeviku lukustamisel; hinded ilmuvad lõpupäevikutesse ja õpimappi.
  • päevikutest kogutakse erinevad statistilised andmed, nt, puudumiste arvukus jms mida saab kasutada aruannete välja töötamiseks.
  • päevikud ja seotud andmed eemaldatakse aktiivsest kasutusest.
Arhiiv36.png


Arhiveerimine võib võtta natukene aega. Kuni töö on käimas, näete vastavat aasta staatust; kui arhiiv koostatud, siis on staatus muutunud "arhiveeritud".

Peale arhiivi koostamist lisandub aruannete juurde märgend "Arhiiv", kus praegu on ainus aruanne "vanad päevikud".


Arhiivis olevate päevikute vaatamine

Arhiivis olevate päevikute vaatamise õigused:

  • koolijuht näeb kogu kooli päevikuid
  • õpetajad näevad oma kasutajaga seotud ehk siis ise-enda eelmiste aastate päevikuid.
NB! Lukustamine ei ole võrdne arhiveerimisega. Lukustatud päevikuid näeb õpetaja endiselt õppekava jaotusest kooli lehelt ainekaardi alumises osas.
Arhiiv338.png
Arhiiv38.png
Arhiiv39.png

Arhiivis olevat päevikut saab otsida valides aasta ja sisestades otsisõna. Otsisõna püütakse leida:

  • päevikute nimetusest
  • päevikutega seotud ainekaaartide nimetustest
  • õpetaja nimedest
  • õppekava ainete nimetustest

Saab sisestada mitu otsisõna, nende vahele lisada kas tühik või &.

Näiteks otsing "Matemaatika Kask" leiab kõik valitud õppeaasta õpetaja Kase matemaatika päevikud; "Matemaatika" kõik valitud aasta matemaatika päevikud; "LÕK" kõik lihtsustatud õppekava päevikud selles aastas; "Kask" kõik õpetaja Kase päevikud...

Otsiõna tühjaks jätmine ja lihtsalt <Näita> vajutamine aga toob ekraanile loetelu kõigist valitud õppeaasat päevikutest.

Iga päeviku real on näidatud temaga seotud otsisõnade pilv. Nii saate vaadata, kes oli päeviku õpetaja või millise ainekaardiga oli see päevik seotud.

Iga päeviku kohta on koostatud kolm aruannet: päeviku tabelina; tunnikirjeldused (ja kontrolltööd); kodused ülesanded. Aruanded on HTML-failivormingus ja avatakse veebilehitseja poolt uues aknas.

Päevik tabelina sisaldab "päeviku vasakut poolt". Pane tähele, et igale hindele liikudes näed mis oli sel aastal hinde väärtus, nimetus ja kas tegu on parandatud hindega. Puudumiste märkidel näed märgi selgitust.

Kui hindele oli lisatud kommentaar, siis näed seda lingina - hindel vajutades kommentaar avatakse.

Hinnete muutmine arhiivis

Arhiivi kantud aastate kokkuvõtvate hinnete muutmine toimub endiselt Lõpupäevikus.

  • ainete lõpuhinded saadud mistahes aastal, aga SELLES õppekavas on tabeli vaates näidatud. Muutmine käib lõpuhinnete veerust nagu ka tavalises päevikus - klikk hindel, avaneb detailvaade ja saab valida tegevuseks "Muuda" ning hinde ära muuta. Samast menüüst avaneb "Kustuta" mis siis kustutab liigse lõpuhinde. Mutmise eeldus on, et kasutajal on selles lõpupäevikus hinde lisamise õigus, ta on selle aine lõpupäeviku õpetajate hulgas.
  • aines saadud kokkuvõtvaid hindeid saab muuta koolijuhi rollis kasutaja; avab õpilase nimel vajutades lõpupäevikust õpilase kaardi ja seal hinde taga "Muuda".
NB! Kokkuvõtvate hinnete muutmine on võimalik ainult kas vanast eKoolist üle toodud või siis arhiveeritud aasta hinnetele. Arhiveerimata, lukustatud eelmise või käesoleva õppeaasta päevikud tuleb lukust lahti keerata ning õpetaja saab seal hinde ära muuta.


NB! Hindeid arhiivi päevikule lisada ei saa.


Arhiivi andmete kokku pakkimine säilitamiseks

Jaanuaris 2013 lõpetati arhiveeritud päevikute üle toomine eKooli eelmisest versioonist uude. Kõigi "vanas" andmebaasis olnud aastate ja päevikute kohta koostati kolm html faili: ruudustik (õpilased, hinded, kuupäevad), tunnikirjeldused ja kodused tööd. Ümber kirjutati mitte ainult 2007/8 ja 2008/9 õppeaasta päevikud (s.o. 5 aasta päevikud arhiivis nagu seadus nõuab) vaid kõik päevikud - alates 2002/03 õppeaastast.


Kool saab koostada oma, eKoolist väljaspool asuva arhiivi - Aruanded > Import / Eksport > Arhiveeritud päevikute pakkimine. Kõik valitud aasta päevikute kolm html faili pakitakse ühte zip faili, mille saab hoiustada nagu kooli dokumendihalduse ja arhiivi reeglid seda nõuavad.